O mundo é uma sociedade
institucionalizada e composta por organizações. Todas as atividades
relacionadas à produção de bens (produtos) ou à prestação de serviços
(atividades especializadas) são planejadas, coordenadas, dirigidas, executadas
e controladas pelas organizações. Todas as organizações são constituídas por
pessoas e por recursos não humanos (como recursos físicos e materiais,
financeiros, tecnológicos, mercadológicos, etc.). A vida das pessoas depende
intimamente das organizações e estas dependem da atividade e do trabalho
daquelas. Na sociedade moderna, as pessoas nascem, crescem, aprendem, vivem,
trabalham, divertem-se, são tratadas e morrem dentro de organizações. As
organizações são extremamente heterogêneas e diversificadas, de tamanhos, características,
estruturas e objetivos diferentes. Existem organizações lucrativas (chamadas
empresas) e organizações não lucrativas (como Exército, Igreja, serviços
públicos, entidades filantrópicas, organizações não governamentais – ONG –,
etc.).
A Teoria das Organizações (TO) é o
campo do conhecimento humano que se ocupa do estudo das organizações em geral.
Por seu tamanho e pela complexidade de suas operações, as organizações, ao
atingir certo porte, precisam ser administradas, e a sua administração requer um
aparato de pessoas estratificadas em diversos níveis hierárquicos que se ocupam
de incumbências diferentes. A administração nada mais é do que a condução
racional das atividades de uma organização, seja lucrativa ou não lucrativa.
A administração trata do planejamento,
da organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades,
diferenciadas pela divisão de trabalho, que ocorram dentro de uma organização.
Assim, a administração é imprescindível para a existência, a sobrevivência e o
sucesso das organizações. A Teoria Geral da Administração (TGA) é o campo do
conhecimento humano que se ocupa do estudo da administração em geral, não
importa onde ela seja aplicada, se nas organizações lucrativas (empresas) ou
nas não lucrativas. A TGA trata do estudo da administração das organizações.
Em função dos aspectos exclusivos de
cada organização, o administrador define estratégias, efetua diagnósticos de
situações, dimensiona recursos, planeja sua aplicação, resolve problemas e gera
inovação e competitividade. O administrador bem-sucedido em uma organização
pode não sê-lo em outra. Toda vez que uma organização pretende incluir um
executivo em seu quadro administrativo, os candidatos são submetidos a uma
infinidade de testes e de entrevistas que procuram investigar com profundidade
seus conhecimentos, suas habilidades e competências, suas atitudes e
características de personalidade, seu passado profissional, sua formação
escolar, seus antecedentes morais, seu sucesso ou fracasso em determinadas atividades,
entre outros. Talvez até sua situação conjugal ou sua estabilidade emocional.
Isso porque o executivo dificilmente pode ser transferido de uma organização
para outra sem que algum problema de adaptação deixe de ocorrer. Mesmo que o
executivo tenha profundos conhecimentos de administração e apresente um
invejável currículo profissional, ele não é julgado pelo que sabe a respeito
das funções que exerce em sua especialidade, mas principalmente pela maneira
como realiza seu trabalho e pelos resultados que consegue obter dos recursos
disponíveis.
HABILIDADES NECESSÁRIAS AO
ADMINISTRADOR
Ao falar do “administrador
profissional”, Levitt lembra que, enquanto um químico ou um físico são
considerados profissionais porque passaram em um teste de conhecimentos acerca
de suas profissões, o mesmo não acontece com o administrador, cujo conhecimento
é apenas um dos múltiplos aspectos na avaliação de sua capacitação
profissional. Ele não é apenas analisado pelas organizações por seus
conhecimentos tecnológicos de administração, mas, principalmente, por seu modo
de agir, suas atitudes, conhecimentos, habilidades, competências, personalidade
e filosofia de trabalho. A finalidade é verificar se essas qualidades se
coadunam com os novos padrões de cultura e de trabalho, com a competitividade
da empresa e com o pessoal que vai trabalhar com ele, pois não existe uma única
maneira de um administrador agir ou conduzir.
Pelo contrário, existem várias formas
de se levar a cabo as tarefas nas empresas, em condições específicas, por
dirigentes de temperamentos diversos e modos de agir próprios. Aliás, é
oportuno lembrar a lei de indeterminação de Heisenberg, pela qual o processo de
se observar um fenômeno o altera. Se, na Física, a observação dos átomos
equivale a alterar a posição e a velocidade deles, na administração de uma
organização, a presença de um profissional em uma determinada função afeta e
modifica essa função, independentemente do que seja realizado. A presença de
outro profissional produziria outra alteração. Além do mais, se a modificação
ocorre, a maneira de agir deve ser e acaba sendo diferente.
Segundo Katz, o sucesso do
administrador depende mais do seu desempenho e da maneira como lida com pessoas
e situações do que de seus traços particulares de personalidade. Depende
daquilo que ele consegue fazer e não daquilo que ele é. Esse desempenho é o
resultado de certas habilidades que o administrador possui e utiliza. Uma delas
é a capacidade de transformar conhecimento em ação e que resulta em um
desempenho desejado. Para Katz, existem três tipos de habilidades importantes
para o desempenho administrativo bem-sucedido:
Habilidades técnicas: envolvem o uso de conhecimento especializado e a facilidade na execução
de técnicas relacionadas ao trabalho e aos procedimentos de realização. É o
caso de habilidade em contabilidade, programação de computador, engenharia,
etc. As habilidades técnicas estão relacionadas ao fazer, isto é, ao trabalho
com “coisas”, como processos materiais ou objetos físicos e concretos. É
relativamente fácil trabalhar com coisas e com números porque eles são
estáticos e inertes, não contestam nem resistem à ação do administrador.
Habilidades humanas: estão relacionadas ao trabalho com pessoas e referem-se à facilidade de
relacionamento interpessoal e grupal. Envolvem a capacidade de comunicar,
motivar, coordenar, liderar e resolver conflitos pessoais ou grupais. O
desenvolvimento da cooperação dentro da equipe, o encorajamento da
participação, sem medos ou receios, e o envolvimento das pessoas são aspectos
típicos de habilidades humanas – saber trabalhar com pessoas e por meio das
pessoas.
Habilidades conceituais: envolvem a visão da organização ou da unidade organizacional como um
todo, a facilidade em trabalhar com ideias e conceitos, teorias e abstrações.
Um administrador com habilidades conceituais está apto a compreender as várias
funções da organização, complementá-las entre si, entender como a organização
se relaciona com seu ambiente e como as mudanças em uma parte da organização
afetam o restante dela. As habilidades conceituais estão relacionadas com o
pensar, o raciocinar, o diagnóstico das situações e a formulação de
alternativas de solução para os problemas. Representam as capacidades
cognitivas mais sofisticadas do administrador e que lhe permitem planejar o
futuro, interpretar a missão, desenvolver a visão e perceber oportunidades onde
ninguém enxerga nada. À medida que um administrador faz carreira e sobe na
organização, ele precisa, cada vez mais, desenvolver as suas habilidades
conceituais para não limitar a sua empregabilidade (capacidade de conquistar e
manter um emprego, pois conquistá-lo pode até ser fácil; o mais difícil é
mantê-lo a longo prazo).
A combinação dessas habilidades é
importante para o administrador. À medida que se sobe para os níveis mais
elevados da organização, diminui a necessidade de habilidades técnicas,
enquanto aumenta a necessidade de habilidades conceituais. Os níveis inferiores
requerem considerável habilidade técnica dos supervisores para lidar com os
problemas operacionais concretos e cotidianos da organização. A TGA se dispõe a
desenvolver a habilidade conceitual, embora não deixe de lado as habilidades
humanas e técnicas.
Em outros termos, propõe-se a
desenvolver a capacidade de pensar, definir situações organizacionais
complexas, diagnosticar e considerar soluções e inovações na organização.
Contudo, essas três habilidades
requerem certas competências pessoais para serem colocadas em ação com êxito.
As competências – qualidades de quem é capaz de analisar uma situação,
apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas – são o maior patrimônio
pessoal do administrador – seu capital intelectual, sua maior riqueza. No
entanto, em um mundo em constante mudança e transformação, a aquisição de uma
nova competência necessária significa, quase sempre, o abandono de outra que se
tornou velha e ultrapassada. O segredo está em adquirir competências duráveis:
aquelas que, mesmo em tempos de rápida mudança, não se tornam descartáveis nem
obsoletas.
Diante de todos esses desafios, o
administrador – para ser bem-sucedido profissionalmente – precisa desenvolver
quatro competências duráveis:
Conhecimento: todo o acervo de informações, conceitos, ideias, experiências e
aprendizagens que o administrador possui a respeito de sua especialidade. Como
o conhecimento se diversifica a cada instante em função da mudança e da
inovação que ocorrem com intensidade cada vez maior, o administrador precisa se
atualizar constantemente e renová-lo continuamente. Isso significa aprender a
aprender, a ler, a ter contato com outras pessoas e profissionais e, sobretudo,
reciclar-se continuamente para não se tornar obsoleto e ultrapassado em seus
conhecimentos. Todavia, as empresas estão repletas de profissionais com
excelentes currículos e um enorme cabedal de conhecimentos, mas que não são
capazes de transformar a sua bagagem pessoal em contribuições efetivas ao
negócio e criar valor para a organização. Eles têm o conhecimento para si, e
não disponível para a organização. Têm o conhecimento, mas não sabem como
utilizá-lo ou aplicá-lo. O conhecimento é necessário e fundamental; mas não é
suficiente para o sucesso profissional. Ele precisa ser adicionado a duas
outras competências duráveis: perspectiva e atitude.
Perspectiva: capacidade de colocar o conhecimento em ação, saber transformar a teoria
em prática e aplicar o conhecimento na análise das situações e solução dos
problemas e na condução do negócio. Não basta apenas possuir o conhecimento;
ele pode ficar apenas em estado potencial. É necessário saber utilizá-lo. A
perspectiva representa a habilidade de colocar em ação os conceitos e as ideias
abstratas que estão na mente do administrador; visualizar as oportunidades que
nem sempre são percebidas pelas pessoas comuns e transformá-las em novos
produtos, serviços ou ações pessoais. Na realidade, a perspectiva é a condição
pessoal que torna o administrador capaz de diagnosticar situações e propor
soluções criativas e inovadoras. É a perspectiva que dá autonomia e
independência ao administrador, que não precisa perguntar ao chefe o que deve
fazer e como fazer nas suas atividades. Contudo, o conhecimento e a perspectiva
são fundamentais, mas carecem de outra competência durável: o julgamento.
Julgamento: o administrador precisa saber analisar e avaliar a situação com clareza,
obter informações suficientes para julgar os fatos com espírito crítico,
ponderar com equilíbrio e definir prioridades. Isso é fundamental para tomar
decisões.
Atitude: comportamento pessoal do administrador diante de situações com que se
defronta no seu trabalho. A atitude representa o estilo pessoal de fazer as
coisas acontecerem, a maneira de liderar, motivar, comunicar e levar as coisas
para a frente. Envolve o impulso e a determinação de inovar e a convicção de
melhorar continuamente; o espírito empreendedor, o inconformismo com os
problemas atuais e, sobretudo, a facilidade de trabalhar com outras pessoas e
convencê-las. É esta competência durável que transforma o administrador em um
agente de mudança nas empresas e nas organizações, e não simplesmente um agente
de conservação e manutenção do status quo.
Essas quatro competências duráveis
constituem a plataforma que conduz o administrador ao sucesso nas suas
atividades. No decorrer deste livro, o leitor sentirá a preocupação constante
de proporcionar e atualizar o conhecimento, de burilar a perspectiva, de
aclarar o julgamento, de impulsionar decisões e de formar e impor a atitude
empreendedora que conduz à mudança, à inovação e à sustentabilidade da
organização.
OS PAPÉIS DO
ADMINISTRADOR
Mintzberg identifica dez papéis
específicos do administrador divididos em três categorias:
interpessoal, informacional e decisorial. Por papel entende-se conjunto de
expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa.
Cada papel representa atividades que o administrador conduz para cumprir
as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar e que serão estudadas
mais adiante.
1. Papéis interpessoais: representam as relações com outras pessoas e estão relacionados
às habilidades humanas. Mostram como o administrador interage com as
pessoas e influencia seus subordinados.
2. Papéis
informacionais: descrevem as
atividades para manter e desenvolver uma rede de informações. Um administrador
no nível institucional passa em média cerca de 75% do seu tempo trocando
informações com outras pessoas dentro e fora da organização. Mostram como
o administrador intercambia e processa a informação.
3. Papéis decisórios: envolvem eventos e situações em que o administrador deve fazer uma
escolha. Esses papéis requerem tanto habilidades humanas como conceituais.
Mostram como o administrador utiliza a informação em suas decisões.
Na verdade, administrar é muito mais do
que uma mera função de supervisão de pessoas, recursos e atividades. Quando
tudo muda e as regras são engolfadas pela mudança, trata-se de não apenas
manter a situação, mas inovar e renovar continuamente a organização. O papel do
administrador em épocas de mudança e instabilidade centra-se mais na
inovação do que na manutenção do status quo organizacional.
CONTEÚDO E OBJETO DE ESTUDO DA ADMINISTRAÇÃO
A palavra administração vem do latim ad
(direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência) e significa
aquele que realiza uma função sob o comando de outrem, isto é, aquele que
presta um serviço a outro. No entanto, a palavra administração sofreu uma
radical transformação em seu significado original. A tarefa da
administração passou a ser a de definir os objetivos da organização
e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento,
organização, direção e controle dos esforços realizados em todas as áreas
e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da
maneira mais adequada à situação e garantir a competitividade em um mundo de
negócios altamente concorrencial e complexo. A administração é o processo
de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos e
competências a fim de alcançar objetivos organizacionais.
CONCEITO
Cada autor conceitua administração em
sua ótica particular. Vale a pena comparar cada definição: alcançar objetivos
pelo trabalho com e por intermédio de pessoas e outros recursos organizacionais. Planejar,
organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar
todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos
organizacionais definidos. Planejar, organizar, liderar e controlar o uso
de recursos para alcançar objetivos de desempenho. Alcançar objetivos
organizacionais de maneira eficaz e eficiente graças ao planejamento,
à organização, à liderança e ao controle dos recursos
organizacionais. Ato de trabalhar com e por intermédio de outras pessoas
para realizar os objetivos da organização, bem como de seus membros.
Contudo, a administração é muito mais
que simplesmente planejar, organizar, dirigir e controlar, como diz
a maioria dos autores. A administração envolve um complexo de decisões e
ações aplicadas a uma variedade de situações, em uma ampla diversidade de
organizações. Por causa dessa complexidade, a administração admite várias
interpretações, como:
É um processo contínuo e sistêmico que
envolve uma série de atividades impulsionadoras, como planejar, organizar,
dirigir e controlar recursos e competências para alcançar metas e objetivos.
Implica fixar objetivos a alcançar,
tomar decisões no meio desse caminho e liderar todo esse processo, a fim de
alcançar os objetivos e oferecer resultados.
Envolve articulação e aplicação de
vários conjuntos de recursos e competências organizacionais. É processo
abrangente que envolve e aplica uma variedade de recursos: humanos,
financeiros, materiais, tecnológicos e de informação.
Exige várias ações orientadas para
alcançar objetivos por meio de diferentes pessoas e órgãos que trabalham
conjunta e integradamente. Trata-se de uma atividade proposital e direcionada
para alvos previamente definidos, envolvendo objetivos individuais, grupais e
organizacionais ou uma combinação deles no sentido de alcançar níveis cada vez
mais elevados de excelência.
Envolve liderança e direcionamento de
atividades executadas por todo o conjunto organizacional e em todos os níveis
das organizações, por pessoas com diferentes funções, intencionalmente estruturadas
e coordenadas para o alcance de propósitos comuns.
Dessa forma, chega-se às seguintes
conclusões sobre a administração:
1. A administração ocorre exclusivamente
dentro de organizações: ela não acontece em situações isoladas. Todas as
organizações – nações, estados e municípios, empresas, indústrias, empreendimentos
de todo tipo, tamanho e natureza – precisam ser administradas. Contudo, cada organização
é única, singular e diferente das demais, e suas características ímpares afetam
tanto o administrador como todas as pessoas a ele subordinadas. O administrador
precisa necessariamente compreender cada organização.
2. A administração requer fazer as
coisas por meio das pessoas: o administrador não executa e deve saber
assessorar as pessoas e desenvolver nelas capacidades e competências para que
elas executem adequadamente suas atividades. Deve saber ajustar as capacidades
e competências das pessoas aos requisitos da organização e dos objetivos a
serem alcançados por meio do esforço conjunto. Para isso, deve comunicar,
orientar, liderar, motivar e recompensar.
3. A administração requer lidar
simultaneamente com situações múltiplas e complexas, muitas vezes inesperadas e
potencialmente conflitivas: é processo complexo que requer integração,
articulação e visão de conjunto, principalmente quando as atividades são
divididas, diferenciadas e fragmentadas. Isso requer consistência e
flexibilidade, reflexão e ação, espírito analítico e sintético, olhar para o
todo e para as partes simultaneamente. Requer perspectiva global e compreensão
local do mercado, dos clientes e dos concorrentes, da sociedade, do governo e
do mundo globalizado.
4. O administrador deve continuamente
buscar, localizar e aproveitar novas oportunidades de negócios: deve possuir
mente empreendedora focada no compromisso de aprender constantemente
novas habilidades, novos conhecimentos
e adquirir novas competências. Deve ser um agente de mudança e de transformação
das organizações.
5. O administrador precisa saber reunir
simultaneamente conceitos e ação: em outras palavras, juntar teoria e prática,
saber e aplicar, pensar e agir. Conceitos sem ação não levam a nada; ação sem
conceitos é perda de tempo. Cada vez mais, a administração está sendo envolvida
por assuntos abstratos e complexos. No seu começo, foram eficiência e eficácia.
Depois vieram a produtividade e a lucratividade. Mais adiante, mercado,
excelência, estratégia, competitividade, sustentabilidade e responsabilidade
social. O que são esses assuntos senão conceitos abstratos e intangíveis? Pura teoria!
E sem teoria o administrador não sabe exatamente o que fazer em situações
abstratas e intangíveis, a menos que queira trabalhar apenas com coisas
concretas e dentro de uma rotina bitolada e repetitiva, enquanto o mundo de
negócios ao seu redor é dinâmico, complexo, mutável e competitivo.
Além do mais, pela sua complexidade, a
administração é simultaneamente ciência, tecnologia e arte:
Como ciência: a administração repousa
em fundamentos científicos e em metodologias e teorias sobre fatos e evidências
que são analisados, experimentados e testados na prática cotidiana.
Como ciência, ela define o que causa o
que, por que causa e quando causa, isto é, as relações de causa e efeito.
Como tecnologia: a administração
utiliza técnicas, modelos, práticas e ferramentas conceituais baseadas em
teorias científicas que facilitam a vida do administrador e tornam seu trabalho
mais eficaz. E como se mede isso? Por meio de resultados. Como arte: a
administração requer do administrador a leitura de cada situação em uma visão abrangente,
com intuição e abordagem criativa e inovadora não somente para resolver
problemas, mas, principalmente, para criar, mudar, inovar e transformar as
organizações.
(Trecho do Livro de Idalberto Chiavenato, 2014)